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Blog · Gestionale

Aggiornamenti normativi ERP: cosa fare subito nel 2026

2026 · Claudio Ventre · 9 min di lettura
Controllo tecnico di un aggiornamento ERP

Tre azioni non sono negoziabili: aggiornare il modulo di fatturazione elettronica alle specifiche tecniche 1.9.1, verificare la conservazione elettronica e la possibilità di export prima di qualsiasi migrazione, controllare le configurazioni GDPR e valutare se la NIS2 impone obblighi aggiuntivi al fornitore ERP. Le specifiche 1.9.1 sono utilizzabili dal 15 maggio 2026. Il resto della compliance dipende da processi e contratti, non solo dal software.

In breve:

  • L’aggiornamento alle specifiche tecniche 1.9.1 sarà obbligatorio dal 15 maggio 2026 e richiede una mappatura accurata dei campi XML e aggiornamenti delle librerie di validazione.
  • La verifica del tracciato AltriDatiGestionali e dei canali WS e SFTP dev’essere completata prima del rilascio per evitare scarti e blocchi nelle fatturazioni transfrontaliere.
  • È fondamentale pianificare un test completo dell’ambiente ERP, compresi i controlli sui documenti TD28 e TD29, per individuare errori prima della produzione e ridurre i rischi di disservizio.
  • La conformità GDPR e NIS2 dipende dall’organizzazione, dal registro dei trattamenti, e dalla gestione dei rischi, e richiede contratti e clausole specifiche con i fornitori.
  • La conservazione digitale difettosa o inadeguata può compromettere la regolarità delle fatture, quindi è necessario verificare esportazioni e test di integrità almeno annualmente.
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Indice

Cosa cambia con le specifiche tecniche FE 1.9.1

L’aggiornamento non è un semplice cambio di versione: modifica controlli, canali e codifiche che il gestionale deve gestire correttamente per evitare scarti dal Sistema di Interscambio. Le specifiche tecniche 1.9.1 sono state pubblicate il 31 marzo 2026 e diventano utilizzabili dal 15 maggio 2026, introducendo diversi elementi che il reparto IT deve mappare prima del rilascio.

  • Il nuovo controllo 00327 aggiunge una verifica sui tracciati che può generare scarti se l’ERP non è aggiornato in tempo.
  • I canali WS e SFTP ricevono aggiornamenti alle procedure di accreditamento, quindi i certificati e le credenziali esistenti vanno riverificati.
  • Il tracciato AltriDatiGestionali accoglie nuove codifiche, utili per informazioni extra fiscali che prima richiedevano gestioni manuali.
  • Cambia anche il numero massimo di codici destinatario ammessi, un dettaglio che riguarda soprattutto le aziende con molte sedi o partite IVA collegate.

Per i flussi transfrontalieri l’impatto è più delicato. I documenti TD28 e TD29 e il regime RF20, legato alla franchigia IVA dei forfettari, richiedono che l’ERP distingua correttamente fatture attive, passive e autofatture, applicando i controlli SdI in modo coerente con la versione in uso. Chi gestisce acquisti dall’estero o cessioni intracomunitarie deve testare questi scenari con priorità, perché un errore di codifica qui blocca l’intero ciclo di fatturazione, non solo un singolo documento.

Checklist operativa di conformità

Sapere cosa cambia non basta: serve un piano che assegni compiti precisi a chi lo deve eseguire, con tracciabilità delle decisioni.

  1. Mappare i campi XML coinvolti dall’aggiornamento e confrontarli con lo schema XSD attuale del gestionale.
  2. Aggiornare l’XSD e le librerie di validazione, poi eseguire un primo test di interoperabilità in ambiente isolato.
  3. Attribuire per iscritto le responsabilità tra impresa, commercialista, fornitore ERP e conservatore, così ognuno sa cosa firma.
  4. Raccogliere la documentazione di controllo: report degli scarti SdI, verbali dei test, registro delle modifiche e un piano di rollback pronto all’uso.
  5. Dare priorità alle fatture attive e passive, poi alle integrazioni e-commerce e infine ai corrispettivi telematici, che seguono flussi diversi.

Un consiglio: tieni un registro unico delle modifiche normative, con data di rilascio, responsabile e stato del test: evita di rincorrere le versioni a memoria.

Come testare l’aggiornamento nell’ERP prima del rilascio

Il passaggio dalla teoria al gestionale reale richiede un ambiente che riproduca le condizioni operative, non solo un controllo sulla carta. Allestire un ambiente di test che simuli il Sistema di Interscambio, i canali WS e SFTP e gli scenari e-commerce permette di isolare gli errori prima che raggiungano i clienti o i fornitori.

  • Validare lo schema XSD con fatture reali anonimizzate, incluse quelle con casi limite come note di credito e autofatture.
  • Testare la gestione dei documenti TD29 e TD28, verificando che i controlli SdI restituiscano gli esiti corretti.
  • Simulare uno scarto volontario per controllare che il flusso di correzione e reinvio funzioni senza intervento manuale.
  • Eseguire una prova di scarico massivo per misurare i tempi di elaborazione su volumi realistici, non su pochi documenti campione.

L’accreditamento dei canali richiede attenzione ai certificati: i CSR (le richieste di firma del certificato) per i canali WS e SFTP vanno generati e verificati con margine di tempo, perché i tempi di attivazione da parte dell’Agenzia non sono immediati. Chi gestisce anche integrazioni con piattaforme e-commerce dovrebbe verificare i controlli di sicurezza lato negozio online, come indicato in questa rassegna sui plugin di sicurezza per PrestaShop, utile per capire quali punti dell’integrazione meritano un controllo extra.

Sul rilascio, la scelta più prudente è un roll-out graduale: prima un gruppo ristretto di utenti o filiali, poi il resto, con controlli di fine giornata sui flussi SdI e un meccanismo di fallback che permetta di tornare alla versione precedente senza perdere documenti in transito.

Implementazione graduale dell'ERP con piano di riserva

GDPR, codice di condotta software e NIS2: quando rilevano

La configurazione tecnica del gestionale è solo metà del lavoro di compliance. Il Garante per la protezione dei dati personali richiama principi di accountability, minimizzazione e tenuta del registro dei trattamenti che l’ERP deve supportare tramite ruoli, permessi e log di accesso.

  • Il registro dei trattamenti resta necessario per la maggior parte delle imprese, salvo eccezioni legate a dimensione e tipo di dati trattati.
  • Una DPIA (valutazione d’impatto) va considerata quando il gestionale tratta dati particolari, come dati biometrici dei dipendenti o profilazioni estese dei clienti.
  • Il codice di condotta tecnologica per le software house chiede misure organizzative oltre a quelle tecniche: formazione, contratti con i responsabili del trattamento, procedure di incident response.
  • La NIS2 introduce obblighi di gestione del rischio e segnalazione degli incidenti, ma l’applicabilità dipende dall’inquadramento settoriale e dimensionale dell’impresa secondo la normativa europea.

Il Garante privacy ha emesso provvedimenti su casi di trattamento illecito tramite software gestionali, ricordando che la conformità non dipende solo dalle funzioni disponibili nell’ERP ma da come vengono configurate e usate. Chi rientra nel perimetro NIS2, direttamente o come fornitore di un soggetto obbligato, dovrebbe chiedere al proprio fornitore ERP clausole contrattuali su SLA, diritto di audit, gestione degli incidenti e responsabilità specifiche sulla conservazione dei dati. Per approfondire i requisiti tecnici e organizzativi lato privacy, la pagina sui servizi GDPR e privacy raccoglie gli aspetti più operativi.

Conservazione elettronica e disaster recovery dopo la migrazione

L’archivio operativo del gestionale non equivale alla conservazione a norma: sono due cose diverse, con obblighi diversi. Il servizio di conservazione gratuito dell’Agenzia delle Entrate copre le fatture transitate da SdI, ma prevede procedure specifiche di export in caso di recesso dal servizio.

  • Verificare sempre che l’export dei documenti conservati sia leggibile e completo prima di cambiare gestionale o conservatore.
  • Definire RTO e RPO per il piano di disaster recovery, testando periodicamente l’integrità dei file esportati, non solo la loro presenza.
  • Le fatture che non transitano da SdI, come quelle dei soggetti in regime forfettario, richiedono una soluzione di conservazione separata da concordare con il commercialista.

Un consiglio: pianifica un test di export completo almeno una volta l’anno, non solo quando cambi fornitore: scoprire un problema in emergenza costa molto più tempo. Per approfondire la procedura, la guida sulla conservazione sostitutiva dei documenti descrive i passaggi normativi in modo più dettagliato.

Cosa insegna l’esperienza sul campo alle PMI italiane

Nella pratica, la difficoltà più comune non è tecnica ma organizzativa: chi si occupa di normativa fiscale, chi di configurazione ERP e chi di contratti spesso non si parlano fino a quando un problema è già visibile. Un referente unico che segue impresa, commercialista e fornitore ERP riduce questo attrito, perché conosce sia il contesto normativo sia la configurazione reale del gestionale. Pianificare controlli periodici e un breve confronto con il commercialista prima di ogni rilascio normativo importante evita fermi non previsti, più che qualsiasi automazione da sola.

— Claudio

Come LINKWARE supporta l’adeguamento normativo dell’ERP

Adeguare un gestionale a ogni aggiornamento normativo richiede tempo che molte PMI non hanno, tra fatturazione elettronica, conservazione e privacy da tenere sotto controllo insieme. LINKWARE segue l’intero processo con un referente unico che conosce l’attività del cliente, senza passare da un call center generico a ogni richiesta.

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  • Aggiornamento dei moduli fiscali del software gestionale LINKWARE con test dedicati prima del rilascio in produzione.
  • Hosting gestito per l’ERP, utile per chi deve garantire continuità e gestione dei certificati sui canali di trasmissione.
  • Servizi GDPR e privacy per configurare ruoli, log e contratti con i responsabili del trattamento.
  • Supporto alla conservazione assistita, con formazione operativa per il personale interno.

Chi vuole verificare lo stato di conformità del proprio gestionale può richiedere una consulenza iniziale su Linkware e valutare con il proprio referente i passaggi necessari.

Fonti

Domande frequenti

Da quando è utilizzabile la versione 1.9.1 della fattura elettronica?

Le specifiche tecniche 1.9.1 sono utilizzabili dal 15 maggio 2026, dopo la pubblicazione del 31 marzo 2026. Le imprese dovrebbero completare i test in ambiente di prova prima di quella data per evitare scarti.

Cosa succede se non aggiorno l’ERP al controllo 00327?

Senza l’aggiornamento, il gestionale rischia di generare fatture che il Sistema di Interscambio scarta per mancata corrispondenza ai nuovi controlli. È necessario aggiornare XSD e logica di validazione prima della data di utilizzabilità indicata dall’Agenzia delle Entrate.

La conservazione gratuita dell’Agenzia delle Entrate basta per essere in regola?

Il servizio di conservazione dell’Agenzia copre le fatture transitate da SdI, ma non sostituisce l’obbligo di verificare l’export in caso di cambio fornitore o recesso. Le fatture non transitate da SdI, come quelle dei forfettari, richiedono una soluzione separata.

La NIS2 si applica a tutte le PMI italiane?

No, l’applicabilità della NIS2 dipende dal settore e dalla dimensione dell’impresa, non è automatica per ogni PMI. Chi non è direttamente obbligato può comunque ricevere richieste contrattuali da clienti o partner soggetti alla direttiva.

Quali documenti servono per dimostrare la conformità dell’ERP?

Servono report degli scarti SdI, verbali dei test di interoperabilità, registro delle modifiche normative e un piano di rollback documentato. Questi elementi, insieme al registro dei trattamenti richiesto dal Garante privacy, costituiscono la base della verifica in caso di controllo.

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