Sempre più spesso le aziende, di ogni settore e di diverse dimensioni, utilizzano dei software gestionali come Mexal. Alla luce degli indiscussi vantaggi che vengono offerti, è essenziale fare un’attenta valutazione in materia di compliance con Mexal, analizzando al tempo stesso anche le normative su sicurezza e privacy.
Per questo motivo è utile, oltre a conoscere i vantaggi di Mexal e a capire come implementarlo in azienda, allargare il campo con considerazioni legali e di conformità per garantire un utilizzo corretto e sicuro del software stesso.
Mexal e le normative correlate
Mexal opera in un contesto regolamentato da normative specifiche che disciplinano l’uso dei software gestionali nelle aziende.
Il software, quindi, è chiamato a rispettare le leggi in materia di conservazione digitale dei documenti, di tracciabilità delle operazioni, di gestione dei dati aziendali. Si tratta, nello specifico, di normative che hanno come scopo quello di garantire la trasparenza delle attività aziendali e l’integrità delle stesse.
Per questo motivo, le aziende che integrano Mexal devono assicurarsi che il software sia configurato in maniera tale da permettere una gestione conforme dei documenti digitali. Per farlo è necessario implementare delle procedure interne che consentano la tracciabilità di tutte le operazioni svolte dal software.
A tal proposito è necessario sottolineare che questa non è solo ed esclusivamente una questione di efficienza operativa, ma un vero e proprio requisito legale che è obbligatorio in quei settori in cui deve essere possibile ricostruire la cronologia delle attività per audit o verifiche fiscali.
Quando si parla di gestione dei dati aziendali, però, non si intende solo ed esclusivamente alla semplice archiviazione degli stessi. Per questo motivo è necessario avere dei sistemi di backup sicuri, a garanzia dell’integrità delle informazioni, ma anche delle procedure di controllo degli accessi e delle politiche di sicurezza informatica che siano in linea con le esigenze aziendali e con le normative vigenti.
Mexal permette di avere a portata di mano tutti gli strumenti per supportare queste esigenze, ma è fondamentale che le aziende li integrino in un quadro più ampio di governance dei dati.
GDPR Mexal: la gestione dei dati personali
Volendo entrare nel dettaglio, è necessario prendere in considerazione quella che è la questione GDPR e Mexal così da approfondire in che modo vengono gestiti i dati personali con questo software gestionale. Questo è, senza dubbio, uno degli aspetti più importanti da prendere in considerazione. La conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati è essenziale per un software come Mexal, che gestisce un’enorme mole di dati personali e sensibili. Ciò significa che le aziende che decidono di implementare il software devono prendere in considerazione delle misure specifiche, tali da garantire la protezione dei dati.
Essenziale è, quindi, il rispetto dei principi di correttezza, trasparenza, liceità che sono proprio alla base del GDPR. A tal proposito, è utile ricordare che la sicurezza dei dati non si limita alla sola implementazione delle tecnologie di crittografia e autenticazione. Da questo punto di vista è altrettanto importante definire ruoli e responsabilità dei singoli addetti all’interno dell’organizzazione. Ciò significa che è necessario distinguere titolare e responsabile del trattamento dei dati, una distinzione che implica specifici obblighi per ciascuna parte. Tra queste ci sono: gestione del registro dei trattamenti, valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) e gestione dei consensi.
Grazie a Mexal la gestione della compliance GDPR è quanto mai semplice, poiché il software stesso offre specifiche funzionalità, come la possibilità di configurare controlli di accesso e di monitorare l’attività degli utenti.
La responsabilità finale per la protezione dei dati ricade sempre sull’azienda che deve assicurarsi che tutte le pratiche interne siano allineate con i requisiti normativi. Per questo motivo è importante anche la formazione continua del personale e la messa a punto di politiche di sicurezza sempre aggiornate per contrastare possibili violazioni dei dati.
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L’importanza del trattamento dei dati
Il trattamento dei dati aziendali e personali è di fondamentale importanza, perché queste sono delle risorse di immenso valore, che devono essere gestite in maniera corretta.
Le aziende devono impegnarsi a proteggere le informazioni sensibili da accessi non autorizzati, ma garantendo al tempo stesso la disponibilità e l’integrità dei dati, necessari per supportare le decisioni aziendali.
Se il trattamento dei dati è inadeguato, per l’azienda possono esserci gravi conseguenze quali, ad esempio, sanzioni legali, perdita di fiducia da parte dei clienti e danni reputazionali difficili da riparare. Proprio per questo motivo, le aziende sono chiamate ad applicare un approccio proattivo in grado di garantire politiche di sicurezza estremamente rigorose, con controlli periodici.
Da questo punto di vista è altrettanto essenziale che si instauri una cultura aziendale improntata alla protezione delle informazioni. Deve sempre essere chiara l’importanza della questione e si devono coinvolgere tutti i livelli dell’organizzazione, dai responsabili ai dirigenti e ai dipendenti, che devono essere formati su pratiche sicure e consapevoli.
Mexal, in questo contesto, offre funzionalità avanzate per la gestione sicura dei dati, ma è fondamentale che le aziende implementino anche procedure personalizzate in base alle proprie esigenze specifiche. Ciò significa rispettare le normative vigenti e adottare standard di eccellenza per la gestione delle informazioni, trasformando la protezione dei dati in un vero e proprio vantaggio competitivo.
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La compliance con Mexal richiede un approccio integrato che coinvolga tutti gli aspetti della gestione aziendale. La conformità legale è un obiettivo dinamico e, in quanto tale, richiede un continuo e costante aggiornamento sulle evoluzioni normative, per adattare le pratiche interne in base a tutto questo.
Utilizzare Mexal consapevolmente significa formare il personale, adottare politiche di sicurezza efficaci, predisporre procedure interne in grado di garantire trasparenza e tracciabilità.
Ciò significa, come suggerito in precedenza, impostare un approccio integrato e proattivo così da riuscire a sfruttare le potenzialità del software, garantendo al contempo la sicurezza dei dati e la conformità alle normative vigenti.
