L’implementazione di Mexal è la chiave di volta per quelle aziende che desiderano avere successo. In questo modo, infatti, potranno ottimizzare i processi contabili, amministrativi e operativi. Si deve notare, però, che è importante strutturare in maniera adeguata la fase di integrazione del software in azienda e questo non si limita solo ed esclusivamente a installare un software.
In questo caso, infatti, è necessario seguire una strategia di implementazione chiara, che preveda anche un’adeguata formazione del personale oltre che una preliminare analisi delle esigenze specifiche dell’azienda stessa.
Per questo motivo, è necessario comprendere i passaggi principali per implementare Mexal in maniera corretta. Per comprendere meglio i benefici concreti che Mexal può apportare alla tua azienda, scopri i vantaggi di utilizzare Mexal nel business.
Implementazione di Mexal in azienda: fase di strategia e pianificazione
Il primo passo da compiere per andare a integrare Mexal in maniera efficace è quello di stabilire degli obiettivi. Da questo punto di vista, è essenziale conoscere le caratteristiche principali di Mexal, ricordando che il software può automatizzare la contabilità, può gestire la fatturazione elettronica e va a ridurre gli errori.
Entrando nel dettaglio, Maxal permette di tenere sotto controllo i cicli di acquisto e vendite, proponendo anche delle analisi e report efficaci e aggiornati in tempo reale.
ll processo di integrazione parte, quindi, con la scelta di una serie di obiettivi da perseguire per orientare le scelte successive.
In questa prima fase di implementazione di Mexal in azienda è importante coinvolgere i diversi reparti interessati e, quindi, quello amministrativo, contabile, il reparto vendite, il reparto gestione del magazzino e, quando presente, il reparto produttivo. Questo significa coinvolgere in maniera diretta responsabili e operatori dei reparti, così da allineare il personale agli obiettivi.
Ciò significa che è utile organizzare incontri per raccogliere suggerimenti e esigenze specifiche e anche per stilare un progetto condiviso, che chiarisca tempistiche e responsabilità. Risulta altrettanto utile scegliere un referente in grado di coordinare l’attività di implementazione, confrontandosi anche con i consulenti che andranno materialmente a installare Mexal.
Per mettere a punto una strategia di implementazione di Mexal in azienda è necessario procedere con un’analisi preliminare dei requisiti.
Per questo motivo, prima di avviare Mexal, è necessario verificare se l’infrastruttura IT esistente soddisfa i requisiti di sistema consigliati da Passepartout, che possono variare a seconda della versione del software scelta.
Bisogna controllare i server e i sistemi operativi, così da essere sicuri che siano supportati, i requisiti di RAM e lo spazio di archiviazione dati. Bisogna poi controllare la stabilità della rete internet, soprattutto se si sceglie la versione cloud di Mexal.
Nel caso di infrastruttura non adeguata, è necessario prevedere un potenziamento o un aggiornamento, così da non incappare in rallentamenti e malfunzionamenti dopo l’installazione del gestionale.
Dopo questo step iniziale, si passa alla migrazione dei dati. In questo caso si entra nella fase più delicata perché si devono migrare informazioni contabili, anagrafiche di clienti, fornitori, magazzino e molto altro.
In questo caso il consiglio è quello di farsi accompagnare da consulenti esperti in implementazione di Mexal in azienda, così da non commettere errori. Si deve, infatti, procedere a un backup di sicurezza, alla mappatura dei campi, alla pulizia dei dati duplicati o obsoleti.
Tutto questo è fondamentale perché solo una migrazione ben pianificata ed eseguita in modo corretto può ridurre drasticamente il rischio di errori, garantendo che il personale trovi, nel nuovo gestionale, dati coerenti e affidabili.
Tutti gli step dell’implementazione di Mexal
La prima fase è quella di installazione e configurazione. Si tratta di un momento delicato, in cui è necessario seguire le guide e risorse utili di Passepartout e le istruzioni date. Il consiglio è sempre quello di chiedere il supporto di un consulente certificato.
In questa fase è altresì importante creare gli utenti, definendo i ruoli e i permessi di accesso alle diverse funzioni di Mexal. In questo modo è possibile garantire la massima sicurezza e mettere a punto le basi solide per una gestione efficace del lavoro.
Fatto questo, è il momento di impostare le preferenze di base e, quindi, lingua, valute, formati di data e numeri, layout di fattura, piano dei conti contabili.
Si conclude così la configurazione standard di Mexal e arriva il momento di implementare i moduli, scelti in base alle esigenze della propria azienda.
Tra questi:
- Modulo Contabile: per gestire bilanci, registri IVA, fatturazione elettronica.
- Modulo Magazzino: per tracciare le giacenze, generare ordini e DDT.
- Modulo Produzione: per gestire distinte base, cicli produttivi e piani di lavoro.
- Modulo Vendite: per la gestione ordini, preventivi e CRM.
Come detto, in questa fase è importante coinvolgere i reparti interessati, così da raccogliere dei feedback in tempo reale per apportare, se necessario, le modifiche richieste.
La fase di implementazione non può prescindere da un’attenta analisi del funzionamento di Mexal. Questo significa che è necessario eseguire una serie di test. Si parte con i test delle funzionalità contabili, provando la funzione di registrazione di una fattura, di un pagamento, generazione di un bilancio di prova. Si passa poi al test di gestione degli ordini e, infine, alla verifica dei report e alla verifica dei permessi e della sicurezza. In questa fase si vanno a testare i vari profili utente, per confermare che ogni ruolo abbia accesso solo alle funzionalità di competenza.
Implementazione di Mexal e formazione del personale
Il momento di formazione utenti è fondamentale nell’implementazione di Mexal in azienda. Questo fa sì che il software gestionale diventi uno strumento indispensabile per l’azienda. Del resto, è importante sottolineare che anche il miglior gestionale sul mercato risulta inutile se i dipendenti non ne conoscono o non sfruttano a pieno tutte le potenzialità.
Per questo motivo, è utile pianificare sessioni di formazione personalizzate in base ai ruoli:
- Reparto Contabilità: focus sulle scritture contabili, la reportistica e la gestione delle fatture elettroniche.
- Reparto Vendite: utilizzo del modulo di preventivazione, gestione ordini e integrazione con il magazzino.
- Magazzino: registrazione di carichi/scarichi, controllo scorte, generazione di DDT.
- Produzione: impostazione distinte base, cicli di lavorazione, pianificazione delle risorse.
Ogni reparto verrà così formato esclusivamente sul compito che gli compete, aumentando la produttività e riducendo la possibilità di errori.
Esistono, per questo motivo, delle guide per l’implementazione di Mexal, risorse utili per sfruttare al meglio il gestionale. Il consiglio, come detto, è quello di rivolgersi a dei consulenti certificati Passepartout che siano in grado di dare consigli sulle configurazioni più adatte alle specifiche esigenze e di guidare il set-up iniziale, pensando soprattutto alla migrazione dei dati. Inoltre, questi consulenti sono anche in grado di fornire formazione avanzata e suggerimenti sulle best practice di utilizzo.
